Quy trình ra quyết định dựa trên nghiên cứu

Một cách hệ thống để tổ chức quá trình này là mô hình 6 bước Ask – Acquire – Appraise – Aggregate – Apply – Assess của Center for Evidence-Based Management (CEBMa): đặt câu hỏi, thu thập bằng chứng, thẩm định, tổng hợp, áp dụng và đánh giá kết quả. CEBMa cũng nhấn mạnh rằng quyết định dựa trên bằng chứng không chỉ sử dụng nghiên cứu khoa học mà còn có thể kết hợp dữ liệu của tổ chức, kinh nghiệm chuyên môn và giá trị hoặc mối quan tâm của các bên liên quan.

Điểm quan trọng nhất của quy trình ra quyết định dựa trên nghiên cứu vì thế không phải là tìm được càng nhiều tài liệu càng tốt, mà là biến bằng chứng đáng tin cậy thành thông tin có thể hành động trong một bối cảnh cụ thể.

Bước 1: Xác định câu hỏi quyết định

Quy trình bắt đầu bằng việc chuyển một vấn đề thực tế thành câu hỏi đủ rõ để có thể tìm và sử dụng bằng chứng. Trong mô hình của CEBMa, đây là bước Ask.

Một câu hỏi quá rộng như “Làm thế nào để nâng cao hiệu quả?” rất khó dẫn tới quyết định vì chưa xác định được đối tượng, vấn đề, phương án hay kết quả cần quan tâm. Câu hỏi hữu ích hơn phải làm rõ ít nhất ba thành phần: quyết định nào đang cần được đưa ra, các phương án thực tế là gì và tiêu chí nào sẽ được dùng để đánh giá chúng.

Ví dụ, thay vì hỏi “Làm việc từ xa có tốt không?”, có thể đặt câu hỏi: “Đối với nhóm công việc này, việc tăng số ngày làm việc từ xa có ảnh hưởng như thế nào đến năng suất, tỷ lệ nghỉ việc và khả năng phối hợp, so với cách tổ chức hiện tại?”. Khi câu hỏi được định nghĩa như vậy, người ra quyết định biết mình cần tìm loại nghiên cứu nào và cần quan sát những kết quả nào.

Bước này còn giúp ngăn một lỗi phổ biến: đã thích một giải pháp rồi mới đi tìm nghiên cứu để chứng minh giải pháp đó đúng. Quy trình dựa trên nghiên cứu phải xuất phát từ vấn đề và câu hỏi, không xuất phát từ kết luận có sẵn.

Vì vậy, đầu ra cần có của bước đầu tiên không phải là một danh sách tài liệu mà là một câu hỏi quyết định đủ cụ thể để định hướng toàn bộ quá trình sau.

Bước 2: Thu thập bằng chứng phù hợp

Sau khi đã có câu hỏi, bước Acquire là tìm kiếm và thu thập bằng chứng có khả năng trả lời câu hỏi đó. Trong tiếp cận evidence-based decision making, việc tìm bằng chứng cần có tính hệ thống thay vì chỉ chọn một nghiên cứu dễ tìm hoặc phù hợp với quan điểm ban đầu.

Nếu trọng tâm là kết quả nghiên cứu, cần ưu tiên những tài liệu có quan hệ trực tiếp với vấn đề, đối tượng và kết quả đang xem xét. Tuy nhiên, “liên quan” chưa đồng nghĩa với “đủ để ra quyết định”. Một nghiên cứu có thể nghiên cứu đúng chủ đề nhưng diễn ra ở nhóm đối tượng, thị trường, tổ chức hoặc điều kiện rất khác với tình huống hiện tại.

Việc thu thập cũng không nên tự động dừng lại khi tìm thấy nghiên cứu đầu tiên cho một kết quả thuận lợi. Khi có thể, cần xem xét nhiều nghiên cứu để xác định kết quả có nhất quán hay chỉ xuất hiện trong một nghiên cứu riêng lẻ. Cách tiếp cận này hạn chế nguy cơ biến một kết quả đơn lẻ thành quy luật chung.

Trong các quyết định thực tế, nghiên cứu khoa học cũng chỉ là một nguồn bằng chứng. CEBMa xác định evidence-based decision making có thể dựa trên nhiều nguồn, gồm nghiên cứu khoa học, dữ liệu của tổ chức, chuyên môn của người thực hành và thông tin từ các bên liên quan.

Do đó, câu hỏi ở cuối bước này không phải “Đã có nghiên cứu chưa?” mà là: “Đã thu thập được tập hợp bằng chứng đủ liên quan để đánh giá vấn đề chưa?”

Bước 3: Thẩm định độ tin cậy và khả năng áp dụng

Có nghiên cứu không có nghĩa là đã có bằng chứng đủ tốt để hành động. Bước Appraise nhằm đánh giá mức độ đáng tin cậy và liên quan của bằng chứng trước khi sử dụng nó. CEBMa xem việc đánh giá tính hợp lệ, khả năng khái quát và khả năng áp dụng của bằng chứng là một phần quan trọng của thực hành dựa trên bằng chứng.

Trước hết cần xem nghiên cứu có đủ đáng tin hay không. Việc đánh giá phụ thuộc vào loại nghiên cứu, nhưng về nguyên tắc cần quan tâm đến cách nghiên cứu được thiết kế, cách lựa chọn đối tượng, cách đo lường kết quả, nguy cơ sai lệch và mức độ mà dữ liệu thực sự hỗ trợ cho kết luận.

Tiếp theo là câu hỏi thường bị bỏ qua hơn: nghiên cứu đó có áp dụng được vào quyết định hiện tại không? Một kết quả đáng tin trong bối cảnh nghiên cứu vẫn có thể không phù hợp với điều kiện đang đối mặt. Khác biệt về đối tượng, quy mô, nguồn lực, công nghệ, thời gian hoặc cách triển khai có thể làm thay đổi hiệu quả thực tế.

Cũng cần phân biệt giữa việc nghiên cứu phát hiện một hiệu ứng và việc hiệu ứng đó đủ quan trọng để ảnh hưởng đến quyết định. Một khác biệt được phát hiện trong nghiên cứu chưa tự động chứng minh rằng việc thay đổi chính sách hay phương án là đáng làm. Người ra quyết định còn phải xem xét độ lớn của tác động, mức độ bất định và ý nghĩa thực tế của kết quả.

Vì vậy, bước thẩm định nên kết thúc bằng ba nhận định riêng biệt:

·         Bằng chứng đáng tin đến mức nào

·         Bằng chứng liên quan đến vấn đề hiện tại đến mức nào

·         Mức độ chắc chắn có đủ để sử dụng cho quyết định hay không

Đây là ranh giới giữa đọc kết quả nghiên cứu và sử dụng kết quả nghiên cứu một cách có trách nhiệm.

Bước 4: Tổng hợp và cân trọng số bằng chứng

Khi đã có nhiều nguồn thông tin, bước Aggregate yêu cầu kết hợp chúng thành một bức tranh chung thay vì xử lý từng nghiên cứu riêng rẽ. Trong mô hình của CEBMa, đây là giai đoạn “cân và kéo các bằng chứng lại với nhau” trước khi chúng được đưa vào quyết định.

Điều này đặc biệt quan trọng khi các nghiên cứu không cho cùng một kết quả. Hai kết quả trái ngược không nhất thiết có nghĩa rằng “khoa học chưa biết gì”. Có thể một nghiên cứu đáng tin cậy hơn, một nghiên cứu phù hợp hơn với đối tượng đang xem xét, hoặc tác động thay đổi theo điều kiện triển khai. Do đó, tổng hợp bằng chứng không phải là đếm số nghiên cứu ủng hộ và phản đối.

Thay vào đó, cần cân nhắc đồng thời chất lượng, mức độ liên quan, tính nhất quán và mức độ bất định của từng phần bằng chứng. Khi bằng chứng mạnh nhưng chỉ áp dụng cho một bối cảnh hẹp, kết luận cũng phải được giới hạn tương ứng. Khi bằng chứng còn thiếu hoặc không đồng nhất, mức độ tự tin của quyết định phải thấp hơn.

Ở bước này, kết quả nghiên cứu cũng được đặt cạnh những nguồn thông tin khác có liên quan đến quyết định. Một giải pháp có bằng chứng khoa học thuận lợi nhưng không phù hợp với nguồn lực hiện có, xung đột với nhu cầu của các bên liên quan hoặc không khả thi trong vận hành thì không thể được áp dụng nguyên trạng chỉ vì “nghiên cứu nói rằng nó hiệu quả”. Cách tiếp cận dựa trên bằng chứng yêu cầu sử dụng nhiều nguồn thông tin một cách có phê phán.

Đầu ra của bước tổng hợp vì thế nên là một nhận định có điều kiện, chẳng hạn: phương án A có bằng chứng hỗ trợ tương đối mạnh trong các điều kiện X và Y, nhưng còn bất định khi áp dụng trong điều kiện Z. Một kết luận như vậy hữu ích cho quyết định hơn nhiều so với câu khẳng định đơn giản rằng phương án A “đã được khoa học chứng minh”.

Bước 5: Chuyển bằng chứng thành quyết định

Bước Apply là thời điểm bằng chứng được đưa vào quá trình lựa chọn phương án. CEBMa mô tả bước này là việc kết hợp bằng chứng vào quyết định, chứ không phải để bằng chứng tự động thay thế người ra quyết định.

Đây là khác biệt quan trọng. Nghiên cứu có thể cho biết một phương án có xu hướng tạo ra kết quả nào, trong điều kiện nào và với mức độ chắc chắn ra sao. Nhưng quyết định còn phụ thuộc vào mục tiêu đang ưu tiên, nguồn lực, chi phí, rủi ro có thể chấp nhận, các ràng buộc thực tế và lợi ích của các bên liên quan.

Cách làm hữu ích là chuyển bằng chứng thành các hệ quả đối với từng phương án. Với mỗi lựa chọn, cần trả lời:

·         Bằng chứng cho thấy lợi ích kỳ vọng là gì

·         Những rủi ro hoặc tác động không mong muốn nào cần cân nhắc

·         Kết luận phụ thuộc vào những điều kiện nào

·         Mức độ bất định còn lại lớn đến đâu

·         Phương án có phù hợp với bối cảnh triển khai hay không

Khi bằng chứng rất chắc chắn và phù hợp với bối cảnh, nó có thể tạo cơ sở mạnh để lựa chọn một phương án. Khi bằng chứng yếu hoặc khó chuyển giao, quyết định nên phản ánh chính sự bất định đó. Một cách xử lý có thể là triển khai ở phạm vi nhỏ, đặt điều kiện kiểm soát hoặc xác định trước tiêu chí để xem xét lại quyết định.

Như vậy, ra quyết định dựa trên nghiên cứu không đồng nghĩa với “làm đúng những gì bài nghiên cứu đề xuất”. Đúng hơn, đó là sử dụng bằng chứng đã được thẩm định như một đầu vào có trọng số trong một quyết định cụ thể.

Bước 6: Đánh giá kết quả và cập nhật quyết định

Quy trình chưa kết thúc khi quyết định được ban hành. Bước cuối cùng, Assess, là đánh giá kết quả của quyết định đã thực hiện. Đây là bước thứ sáu trong mô hình evidence-based decision making của CEBMa.

Cần xác định trước điều gì sẽ được quan sát để biết quyết định có tạo ra kết quả kỳ vọng hay không. Các tiêu chí này nên liên hệ trực tiếp với vấn đề đã xác định ở bước đầu. Nếu mục tiêu ban đầu liên quan đến năng suất, chi phí và khả năng giữ chân nhân sự thì việc đánh giá cũng phải quay lại những kết quả này thay vì chỉ dựa vào cảm nhận rằng phương án “có vẻ hoạt động tốt”.

Bước Assess còn đóng vai trò kiểm tra khả năng chuyển giao của nghiên cứu vào hoàn cảnh thực tế. Một giải pháp có bằng chứng tốt từ bên ngoài nhưng mang lại kết quả khác khi triển khai tại một tổ chức cụ thể có thể cho thấy sự khác biệt về đối tượng, cách thực thi hoặc điều kiện vận hành. Kết quả thực tế vì thế trở thành bằng chứng mới cho vòng quyết định tiếp theo.

Nếu kết quả phù hợp với kỳ vọng, quyết định có thêm cơ sở để tiếp tục hoặc mở rộng. Nếu kết quả khác biệt đáng kể, cần quay lại xem xét câu hỏi, bằng chứng, giả định hoặc cách triển khai. Evidence-based decision making vì thế là một chu trình học hỏi, không phải quy trình một chiều kết thúc ngay sau khi chọn phương án. CEBMa đặt việc đánh giá kết quả sau bước áp dụng chính để hoàn thiện vòng ra quyết định này.

Tóm lại, một quy trình ra quyết định dựa trên nghiên cứu có thể triển khai theo sáu bước: xác định câu hỏi → thu thập bằng chứng → thẩm định → tổng hợp → áp dụng → đánh giá kết quả. Cấu trúc này tương ứng với mô hình Ask – Acquire – Appraise – Aggregate – Apply – Assess của CEBMa.

Giá trị của quy trình nằm ở các bước trung gian giữa “có kết quả nghiên cứu” và “ra quyết định”. Người ra quyết định cần biết bằng chứng đáng tin đến đâu, phù hợp với hoàn cảnh nào, còn bất định gì và phải kết hợp với những thông tin thực tế nào. Khi kết quả sau triển khai tiếp tục được đo lường và đưa trở lại vòng phân tích, nghiên cứu không còn chỉ là tài liệu tham khảo mà trở thành một phần của quá trình ra quyết định và học hỏi có hệ thống.